Case Study: Outsourcing
Av lastbilstillverkaren Scania fick Three P uppdraget att hantera outsourcingen av den operativa inköpsavdelningen, som tidigare varit förlagd i Södertälje men nu skulle omlokaliseras och läggas ut på extern part. Under ett halvår av undersökning, dokumentering och utveckling lyckades Three P implementera och standardisera en ny arbetsprocess med reducerade ledtider och kostnadseffektivitet som resultat. Parallellt jobbade Three P även med att ta fram nytt utbildningsmaterial som på sikt kommer att underlätta den dagliga arbetsprocessen inom Scanias inköpsorganisation.
Uppdragetskaraktär
Den svenska lastbilstillverkaren Scania hade beslutat att outsourca delar av sin inköpsorganisation till extern part. Den aktuella avdelningens primära syssla innefattade operativa inköp med fokus på indirekta inköp. Här gjordes och görs oregelbundna ordrar dagligen.
"Vi på Three P kom in som konsulter där uppdragets karaktär var att initialt att supportera inköpsavdelningen under det att Scania flyttade ut den aktuella avdelningen till Polen, samtidigt som företaget skulle omplacera sina nuvarande anställda i Södertälje" säger Samuel Touma, konsult på Three P.
Three P påbörjade uppgiften sommaren 2019, med en projektplan som innebar att det skulle vara slutfört till årsskiftet. En omstrukturering likt denna brukar vanligtvis ha en tidslinje mellan 12- 18 månader, men projektplanen var redan satt och uppdraget var tvunget att slutföras under fem månader.
Samuel, som var en av två Three P konsulter som genomförde uppdraget, menar att uppdragets grundkaraktär ändrades under arbetets gång och att Three P inom kort även fick ta över projektledningen av outsourcingen.
"Med det påvisade ansvaret som vi snabbt tog på oss tidigt in i uppdraget och med vår gedigna bakgrund inom inköp, byggdes ett förtroende hos Scania att lägga över hela projektledningen på Three P" säger Samuel.
Arbetet gick ut på att standardisera och effektivisera arbetssättet, och samtidigt säkerhetsställa att flytten skedde förenligt med extern part.
Samuel och hans kollega Andreas inledde uppdraget med att standardisera dokument och samtidigt se över orderläggningen, samt hur inkommande ordrar fördelades mot de nya kollegorna i Polen.
Hela tiden fungerade Three P som ett filter och kontrollerade samtliga beställningar innan de gick vidare. Parallellt lades det stor vikt att koordinera och att kommunicera förändringen som skett inom inköpsorganisationen, både internt men även externt.
Underpågående implementering fick även Three P i uppdrag att se över Scanias interna system och analysera orderläggnigen.
"Vi tittade även på den totala spenden, hur mycket pengar det rörde sig om, hur många slumpmässiga ordrar lades på månadsbasis som med fördel skulle kunna utformas till ramavtal", säger Samuel.
Att analysera tidigare data gjorde det möjligt för Three P att synliggöra möjligheterna för Scania att höja nivån och minska ledtider, ändringar som påsikt kommer att underlätta för den dagliga arbetsprocessen.
Analys
Tillårsskiftet kunde Three P lämna över det slutförda uppdraget. Resultatet blev en väl genomförd standardiserad inköpsprocess, höjd kvalité på ordrar vilket reducerat ledtiderna och som i sin tur resulterat i ett kostnadseffektivt arbetssätt som inneburit enorma besparingar på resurser och lönekostnader.
