How a SRM system add value to your procurement organization
Inom inköpsarbetet är underhåll och uppdatering av leverantörsinformation ofta undervärderat och ses definitivt inte som en prioriterad del i jämförelse med att hålla kundregister. Hur många känner inte igen sig i att ha fått ta över ett arbete efter någon annan inköpare utan att få en personlig överlämning? Konsekvensen av detta blir att leta igenom gamla diskar och filer utan att hitta all korrespondens och legala handlingar samtidigt som man inte får all historik. Det finns en enkel lösning på detta som förvånansvärt få använder. Ett Supplier Relationship Management (SRM) System!
Många av oss känner nog igen oss i det som är skrivet ovan.
En undersökning på en tidigare arbetsplats som jag var på visade att 80% av medarbetarna inte fick någon överlämning från tidigare medarbetare.
En utelämnad överlämning påverkar uppstarten av de nya medarbetarna markant, för att inte tala om risken som företaget lider avseende pågående projekt och de villkor man kommit överens om i mail och möten.
På flera företag som Three P har varit på har det funnits en avsaknad av en policy, eller uppföljning om överensstämmelse med policy om hur medarbetarna skall arkivera korrespondens, avtal, mötesprotokoll etc. Detta innebär att dokument som är legala handlingar i bästa fall hamnar i en pärm men i många fall finns de sparade på en lokal disk. Dokument som vid ett avslut på ett projekt kan komma att behövas för att föra eventuella dialoger med leverantörer om icke uppfyllande av avtalets villkor.
Då vi sett denna brist hos företag, och dränage av strukturkapital, har vi tagit fram ett enklare SRM system.
I detta SRM system kan man notera och arkivera både korrespondens och avtal samtidigt som man ser noteringar från diskussioner man har haft. Det finns även mer ”gedigna” SRM system ute på marknaden som vi har varit med att utvärdera som en del i våra Source-to-pay (S2P) uppdrag.
Om ni har samma typ av problem med avsaknad av ordning och reda samt struktur på dokument hos er, låt oss komma och berätta mer. Det finns en mängd med olika alternativ som är både kostnadseffektiva och smarta samtidigt som de ger inköparen rätt verktyg att säkerställa leveranser enligt överenskommelse och underlägga diskussionen med leverantören (oavsett vem som startade dialogen).
